Este departamento atiende un promedio de mil solicitudes de información al año, 700 en el Archivo y 300 en la Hemeroteca
Xalapa, Ver.- Con una colección de documentos que abarca 330 metros lineales, el Archivo General del Congreso del Estado es el segundo más importante de la entidad, después del Archivo General del Estado de Veracruz, informó la encargada de la Coordinación de Archivo, Biblioteca y Hemeroteca, María Hernández Peñafiel.
Este departamento, situado en el sótano del Palacio Legislativo, atiende un promedio de mil solicitudes de información al año: 700 en el archivo y 300 en la hemeroteca. La mayoría de las consultas son realizadas por estudiantes, universitarios, investigadores, catedráticos, y personal de los ayuntamientos y del mismo Poder Legislativo.
De las 08:00 a las 21:00 horas, el público en general puede consultar el acervo, donde encontrarán leyes y decretos de 1950 a la fecha; actas de Cabildo de los ayuntamientos, de 1985 a 2008; acciones de inconstitucionalidad, desde el año 2000, e informes de diputados y presidentes municipales.
También está la documentación interna del Congreso del Estado y la que, de acuerdo con la Ley Orgánica del Municipio Libre, los ayuntamientos deben a remitir a la Secretaría de Fiscalización de la Legislatura, como estados financieros y de obra pública, del Programa Operativo Anual (POA), inventarios, padrones y Planes de Desarrollo Municipal, entre otros.
En el área destinada a la hemeroteca se pueden encontrar ejemplares de cuatro diarios nacionales y 21 estatales de mayor circulación.
Además, se conservan ejemplares del Diario Oficial de la Federación, desde 1993; el Diario de los Debates, de 1988 a 2010 -en la actualidad se consulta directamente en la página www.legisver.gob.mx-; la Gaceta Legislativa, desde junio de 2000, y la Gaceta Oficial del Estado, desde 1930, así como una colección de leyes, decretos y circulares, de 1824 a 1919.
El personal mantiene perfectamente archivados todos los documentos, y la información que se recoge cuenta con una descripción pormenorizada.
Al recibirse, la documentación se clasifica con mucho cuidado en virtud de su origen, contenido, fecha de emisión y se resguarda en altas estanterías, protegida del deterioro prematuro gracias al funcionamiento constante de varios deshumidificadores.
De acuerdo con el contenido, se hace una captura previa en computadora, porque a veces los usuarios piden algún documento sin tener la fecha o su nombre exacto. Así, el proceso de búsqueda es más rápido.
Para facilitar la consulta de información pública, el archivo ofrece atención a distancia. Quienes viven fuera de Xalapa pueden solicitarla a través del correo electrónico “Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.” y se les responderá por el mismo medio.
Algunos documentos permanecen siempre en el archivo, por su valor histórico: leyes, decretos, actas de Cabildo, acuerdos económicos, fundo legal, Diario de los Debates y Gaceta Oficial del Estado, por ejemplo. Otros, al terminar su vida útil se separan y acumulan, e inicia un proceso -de dos a tres meses- para su baja.
El procedimiento se asienta en un acta que firman el secretario general del Congreso del Estado, Francisco Javier Loyo Ramos; el secretario del Servicios Administrativos y Financieros, Luis Arturo Ugalde Álvarez, y la encargada de la Coordinación de Archivo, Biblioteca y Hemeroteca.
El tiempo de guardia y custodia varía de acuerdo con el tipo de documentación y los lineamientos que establece el Instituto Veracruzano de Acceso a la Información (IVAI). La de tipo administrativo tiene un periodo vigencia de siete años; la fiscal o contable, cinco años, y la legal, diez años.
