Uno de los elementos clave a la hora de realizar cualquier transacción de compraventa de servicios y productos en nuestro negocio. En ellas, se deja constancia legal de que se ha producido la entrega de un bien o servicio a cambio de una cantidad de dinero. Por ello, si tienes una empresa o eres autónomo, es imprescindible que conozcas toda la información acerca de las facturas para facturar correctamente a tus clientes y no tener problemas en el futuro.
¿Qué es una factura?
La factura es un documento mercantil en el que se indica la compraventa de un producto o servicios y toda la información acerca de la operación. Es un elemento obligatorio en todas las transacciones, salvo algunas excepciones, ya que permite dejar constancia y comprobar la operación realizada entre las partes.
Además, tiene validez legal y fiscal, ya que las dos partes pueden reclamar el incumplimiento de las condiciones acordadas, y también incorpora la cantidad de impuestos que posee la operación, algo que Hacienda reclamará en caso de divergencias a la hora de presentar las declaraciones fiscales.
Las facturas deben incluir toda la información acerca de la operación como los productos o servicios prestados, el precio de cada uno de ellos, el número de la factura, la fecha o los impuestos.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura?
Existen una serie de situaciones en la que es imprescindible expedir una factura al cliente. Descubre todos los casos obligatorios para no tener problemas:
Si el destinatario o cliente es una empresa o autónomo, para destinatarios que sean personas jurídicas o de la Administración Pública, cuando el cliente la solicite será obligatorio dársela, para exportaciones exentas de IVA y transacciones comunitarias exentas de IVA.
En cualquiera de estos casos estarás obligado a ofrecer la factura de los servicios a tus clientes. Existen algunas exenciones en la emisión de facturas como es el caso de los profesionales que se encuentren en el régimen con recargo de equivalencia o régimen simplificado de IVA. También deberás de saber que existen actividades exentas de IVA por lo que aunque hagas factura, no deberás incluirlo.
Clases de facturas
Te aconsejamos que, al margen del tamaño de tu negocio y el nivel de facturación que tenga, debes tener unos mínimos conocimientos en lo que respecta a los tipos de facturas que existen. Así, sin más dilación, pasamos a contarte algunas de las clases de facturas más destacadas:
Factura ordinaria
Es la más usada con diferencia en las empresas. La factura ordinaria refleja una operación comercial, ya sea de compraventa de algún producto o de prestación de algún servicio.
Este tipo de factura debe contener datos sobre la operación que se va a llevar a cabo. Datos tales como: número de factura, fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio del emisor y destinatario, descripción de la operación, tipo de IVA, porcentaje de retención del IRPF, cuota tributaria, importe total a pagar y la fecha en que se haya producido la operación. Para que una factura pueda considerarse como tal deberá contener todos estos datos para que sea válida y conforme a la normativa.
Factura rectificativa
Por su parte, una factura rectificativa surge cuando, a la factura anterior (factura ordinaria) hay que realizarle alguna corrección, puesto que no se ha hecho de manera correcta y, por tanto, no cumple con los requisitos mínimos exigidos por la ley.
Igualmente, si se realiza algún tipo de descuento o bonificación, dado que se trata de un dato a modificar de la factura ordinaria, deberemos acudir a la factura rectificativa para realizar este cambio en el dato.
Factura recapitulativa
Como su propio nombre indica, la factura recapitulativa aglutina en una sola factura varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario, estando comprendidas en distintas fechas, pero siempre dentro del mismo mes natural. Por tanto, si se trata de operaciones que se dan en diferentes meses, no se podrían “combinar” y recapitular en una sola factura.
Factura proforma
Esta clase de factura documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor ofrece al consumidor a un determinado precio. De esta manera, se le da al comprador la máxima información posible y de una manera bastante formal y profesional. No obstante, la factura proforma no tiene valor contable alguno, ni sirve de jusitificante. Por lo que ni se numera, ni se aconseja que se proceda a su firma o sello, salvo que el cliente lo solicite de manera explícita.
Es muy importante que cuando preparemos una factura proforma lo indiquemos de manera clara y visible en el encabezado de la misma, para evitar cualquier confusión.
Factura simplificada
En función de la cantidad de datos que vengan reflejados en la factura, se entenderá que se trata de una factura simplificada o factura completa.
En el caso de que la factura contenga todos los requisitos exigidos por ley (los que comentábamos en el primer tipo de factura), se trata de una factura completa. Si sólo cumple algunos de los requisitos legales, estamos ante una factura simplificada.
Factura electrónica
Esta clase de factura es un equivalente a la factura en papel. La diferencia es que la factura electrónica se transmite por medios electrónicos y telemáticos de manera exclusiva.
